|
|
|
При этом
учитывается:
|
|
·На рабочих местах специалистов КУ устанавливается подсистема
«Структурное подразделение», созданная в Lotus Notes, из которой можно
работать с электронной почтой Lotus.
|
|
·Выход на БД «Контроль» в КУ происходит из подсистемы «Структурное
подразделение».
|
|
·В КУ ответы исполнителей не регистрируются как входящие.
|
|
·Отправляемые из протокольного
отдела контрольные документы регистрируются как входящие в структурном
подразделении.
|
|
Пояснения к
схеме
|
|
·1-й шаг: автоматический перенос данных из подсистемы «Проекты»
в «Протокольный отдел» (Воронов сделал, кроме списка рассылки).
|
|
·2-й шаг: автоматический перенос данных (всех зарегистрированных
в БД «Протокольный отдел» документов) агентом в конце дня или утром.
Специалист просматривает документы, определяет какие ставятся на контроль,
остальные удаляет.
|
|
·3-й шаг: как только в БД «Контроль» документ ставится на
контроль, можно создать контрольный лист, который должен или автоматически
появиться на общем диске, или по электронной почте Lotus попасть в подсистему
«Протокольный отдел», где в зарегистрированном ранее документе есть список
рассылки для него.
|
|
·4-й шаг: электронная карточка с присоединенными контрольным
документом и контрольным листом (текстовые файлы) должна отправляться из
подсистемы «Протокольный отдел» согласно списку рассылки всем исполнителям.
«Контрольный лист» должен быть защищен от несанкционированного доступа, выход
на него должен производится только из подсистемы «Протокольный отдел» (так
почему-то просил Иваньков).
|
|
·5-й шаг: Исполнители получают контрольные документы из
протокольного отдела через подсистему «Локальная канцелярия», регистрируют
как входящие с признаком «из КУ», ставят контрольную дату.
|
|
·6-й - Полученный контрольный лист является сигналом, что в БД
«Контроль» для этого структурного подразделения есть информация, которую
можно посмотреть согласно правам доступа и вводить информацию об исполнении.
|
|
·7-й шаг: Ответ (информация о ходе исполнения) готовится в Word.
|
|
·8-й шаг: Регистрация исходящего (информации), затем отправление
производится по электронной почте Lotus Notes или посредством БД «Локальная
канцелярия» в КУ и параллельно ответственному
исполнителю.
|
|
· 9-й шаг: рассылка информации из КУ через
«Локальную канцелярию (см. схему).
|
|
10-й
шаг: согласование с вице-губернатором.
|